Słowem wstępu
Odwlekanie wykonywania różnych obowiązków i zadań, nazywane w psychologii prokrastynacją, wpływa negatywnie na nasze poczucie kontroli i satysfakcję z życia. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, dlaczego odkładamy zadania i co się z tym wiąże, to zapraszamy do przeczytania artykułu Kilka słów o prokrastynacji.
Jedynie 20% czynników wpływających na zrealizowanie własnych planów i zamierzeń (takie jak rynek pracy i związane z nim oferowane stanowiska pracy, konkurencja innych firm itp.) jest niezależne od nas, poza naszą kontrolą. Cała reszta, czyli aż 80% czynników wpływających na zrealizowanie tych celów okazuje się tkwić w nas samych. To od nas i od naszych cech oraz umiejętności zależy solidna praca, samokontrola, dyscyplina, a wreszcie osiągnięcie sukcesu.
Poniżej zostało przedstawione 5 sposobów, jak walczyć z prokrastynacją i zwiększyć swoją efektywność w wykonywaniu różnych zadań i obowiązków.
1. Zabieranie się najpierw za najtrudniejsze i najważniejsze zadania
Kiedy mamy do zrobienia kilka różnych obowiązków, warto zidentyfikować to najgorsze i jego się podjąć właśnie na samym początku. Przez najgorszy obowiązek należy rozumieć zadanie, które jest najtrudniejsze, a jednocześnie najważniejsze, kluczowe. Takie zadanie, które budzi nasz największy lęk i niechęć, którego najbardziej ze wszystkich obowiązków nie chce nam się zaczynać, a z którego jednocześnie nie możemy zrezygnować. Wykonanie tego zadania sprawia, że inne obowiązki wypełnia nam się dużo łatwiej. Robimy to już z ulgą, poczuciem lekkości na sercu, mniejszym poziomem stresu i większą pewnością siebie oraz optymizmem, bo przecież właśnie zmierzyliśmy z najtrudniejszym z nich.
Zabieranie się najpierw za zadania łatwiejsze i prostsze jest oczywiście wykonaniem jakiegoś małego kroku, aby poradzić sobie z ogromem obowiązków. Jednak jest to też forma prokrastynacji. Szukanie sobie zastępczych zadań pozwala nam usprawiedliwić siebie z niemożności podjęcia się zadania najważniejszego i właściwego, co wiąże się z lękiem przed niepowodzeniem i perfekcjonizmem.
2. Robienie list i planów
Spisywanie list rzeczy do zrobienie pomaga nam nie zapomnieć o żadnej ważnej sprawie. Wpływa to także pozytywnie na naszą motywację do działania. Jednak nie tylko codzienne obowiązki warto zapisać. Każdy i najbardziej ogólny cel, który przed sobą stawiamy, zapisany w formie listy czynności do wykonania, wyda nam się bardziej przejrzysty, łatwiejszy, możliwy do zrealizowania. To ważne, aby każde zamierzenie, czy to założenie firmy, nauka języka obcego lub napisanie pracy magisterskiej albo doktorskiej, rozłożyć na mniejsze zadania i obowiązki, sprecyzować i określić. Wtedy dużo łatwiej jest się do nich zabrać i powoli, krok po kroku, etap po etapie dążyć do określonego celu.
Zasada ABCDE
Należy zwrócić uwagę, że robienie list i planów pozwala nam uporządkować obowiązki w zależności od ich trudności i pilności. Pomocna może być w tym zasada ABCDE. Polega ona właśnie na szeregowaniu zadań z listy rzeczy do zrobienia w określony sposób.
- Literką A możemy oznaczyć sprawy rangi pierwszorzędnej, czyli te najważniejsze, najtrudniejsze, takie, które MUSIMY zrobić. Nieukończenie ich wiąże się z poważnymi konsekwencjami. Tylko my możemy wykonać takie zadanie, nikt za nas go nie zrobi. Może to być np. dopracowanie projektu, którego termin ukończenia jest jutro. Zadania te możemy jeszcze dodatkowo poszeregować na A-1, A-2, A-3 itd.
- Literką B możemy oznakować zadania, które POWINNY być zrobione, lecz jednocześnie nie są one tak ważne i niezwłoczne do wykonania, jak zadania w kategorii A. Skutki niewypełnienia zadań z grupy B nie są też tak dotkliwe.
- Literka C oznacza te przyjemne obowiązki i sprawunki jak pogadanka ze współpracownikami o pogodzie. Jeśli tego nie zrobimy, nie dotkną nas żadne poważne konsekwencje, zwłaszcza w odniesieniu do swojej własnej efektywności w pracy.
- Literką D określamy zadania, które można przekazać komuś innemu (np. podwładnemu). Dzięki temu możemy zyskać więcej czasu na stawienie czoła zadaniom z kategorii A. Przykładowo może to być odpowiadanie na mało ważne maile, co jak najbardziej można zlecić sekretarce, szczególnie że nawet częściowo wchodzi to w jej zakres obowiązków.
- Literka E oznacza rzeczy mało istotne niewpływające w żaden sposób na jakość pracy i też w ogóle na jakość życia. Są to sprawy, z których w zasadzie można by bez żalu zupełnie zrezygnować, jak np. oglądanie wieczorami telewizji.
3. Skupienie się na kluczowych dziedzinach pracy
Jakikolwiek wykonywany zawód składa się z kluczowych dla siebie dziedzin pracy. Należy przez to rozumieć umiejętności i zakres obowiązków, które koniecznie trzeba dobrze realizować, aby rzetelnie wykonywać swoją pracę. Nierzadko ze względu na te umiejętności i doświadczenie w tych aspektach zostaliśmy zatrudnieni. W przypadku stanowiska menadżerskiego dziedzinami kluczowymi można określić:
- Nadzór nad pracownikami
- Oddelegowywanie obowiązków i rozdzielanie zadań
- Podejmowanie decyzji
- Planowanie i organizacja
W niektórych dziedzinach pracy możemy być bardziej biegli, inne znowuż mogą nam sprawiać trudności. Nad tymi drugimi warto pracować i np. wybrać się na dodatkowe szkolenia w tym zakresie. Są to słabości, które mogą ograniczać rozwój naszej kariery zawodowej. A jak zostało wspomniane na samym początku, najprawdopodobniej wyrobienie takiej umiejętności zależy tylko od nas. Koncentracja na kluczowych dziedzinach naszej pracy wiąże się z perspektywą długoterminową i nastawieniem na rozwój i sukces. Dzięki temu możemy zostać specjalistami we własnym zawodzie, osiągać większe zarobki i satysfakcję z pracy.
4. Nieprzerwana koncentracja na zadaniu
Ogromną wartością dla każdego pracownika jest sumienność, skupienie się na pracy i nieprzerywanie jej, kiedy już się zacznie. Warto przed przystąpieniem do pracy odpowiednio się do tego przygotować. Nierzadko chodzi po prostu o przygotowanie sobie czystego, uporządkowanego stanowiska pracy, zgromadzenia wszystkich potrzebnych nam do wykonania zadania rzeczy (dokumenty, dane, przyrządy) w jednym miejscu, abyśmy mogli nieprzerwanie działać, aż do ukończenia zadania. Warto zminimalizować w otoczeniu wszelkie rozpraszacze uwagi i przykładowo wyłączyć głośne radio. Również postawa ma znaczenie. Przed przystąpieniem do działania warto unieść głowę do góry, wyprostować plecy, wyprężyć ramiona i… zabrać się do pracy.
Telefon jako wróg
Współcześnie niestety musimy się mierzyć z dodatkowym przeciwnikiem sumiennej pracy. Internet i media społecznościowe skutecznie odciągają naszą uwagę. Dźwięk powiadomień, miganie diody i wibracja komórki szybko zakłóca nasz spokój, potrzebny, aby skutecznie poradzić sobie z górą obowiązków. Jest to szczególnie trudne dla osób zmagających się z FOMO. Musimy jednak walczyć z nawykiem ciągłego sprawdzania telefonu i patrzenia w jego ekran. Możemy wyłączyć telefon na określony czas, w którym chcemy pracować. Możemy zostawić go w innym pokoju lub też zainstalować aplikacje kontrolujące czas spędzany na mediach społecznościowych. Można spróbować tych technik, aby zadbać swoją większą wydajność w pracy.
5. Dążenie do sukcesu
Przedstawione powyżej sposoby na prokrastynację i zwiększenie swojej efektywności oczywiście nie każdemu mogą podpasować i nie każdego będą mogły usatysfakcjonować. Wiele osób szuka bardziej gotowych, sprecyzowanych sugestii, które będą dostosowane do ich zawodu i charakteru pracy. Dlatego warto zadawać pytania i prosić o rady innych, a szczególnie swojego szefa, przełożonych, szkoleniowców, kolegów z pracy, mających szczególnie dobre wyniki, czy po prostu ludzi, którzy już osiągnęli wymarzony przez nas sukces zawodowy. Oni również są w stanie wyposażyć nas w określoną wiedzę, która pozwoli nam rozwinąć się w konkretnym zawodzie. Zadawanie takich pytań prezentuje przede wszystkim zaangażowanie i dążenie do sukcesu.
